Politique de confidentialité

1. Portée de la présente politique

La présente politique s’applique aux renseignements personnels recueillis ou détenus par XM Calfeutrage dans le cadre de ses activités, notamment par l’intermédiaire du site xmcalfeutrage.com, de ses formulaires de soumission et de ses communications avec les clients et personnes intéressées par ses services.

XM Calfeutrage fournit des services au Québec et en Ontario. Nous traitons les renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, notamment la législation québécoise applicable au secteur privé et, lorsque applicable, la législation fédérale canadienne.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

XM Calfeutrage est responsable des renseignements personnels qu’elle recueille, utilise, communique et conserve.

Toute question concernant nos pratiques de confidentialité, toute demande relative à vos renseignements personnels ou toute plainte peut être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels.

3. Renseignements que nous recueillons

Lorsque vous remplissez notre formulaire de demande de soumission ou communiquez volontairement avec nous, nous pouvons recueillir notamment :

• votre nom;
• votre adresse courriel;
• votre numéro de téléphone;
• votre ville ou secteur géographique;
• le service qui vous intéresse;
• le moment auquel vous préférez être contacté;
• les renseignements que vous choisissez volontairement de nous transmettre lors de communications ultérieures.

Nous vous demandons de ne pas nous transmettre de renseignements sensibles qui ne sont pas nécessaires à l’évaluation ou au traitement de votre demande.

4. Finalités de la collecte

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour des finalités raisonnables liées à nos activités, notamment :

• recevoir et traiter une demande de soumission;
• communiquer avec vous concernant votre demande;
• évaluer vos besoins;
• vous proposer les services appropriés;
• préparer et assurer le suivi d’une soumission;
• fournir les services convenus;
• assurer le service et le suivi de la relation client;
• assurer la sécurité et le bon fonctionnement de notre site;
• prévenir les abus et tentatives frauduleuses;
• respecter nos obligations légales ou réglementaires.

Nous ne réutilisons pas vos renseignements pour une nouvelle finalité incompatible avec celles décrites ci-dessus sans obtenir un nouveau consentement lorsque celui-ci est requis.

5. Consentement

Lorsque vous transmettez une demande au moyen de notre formulaire, vous devez confirmer que vous acceptez que XM Calfeutrage utilise les renseignements fournis afin de traiter votre demande et de communiquer avec vous à ce sujet.

Une preuve technique de cette acceptation, comprenant la date du consentement et la version de la politique de confidentialité applicable, peut être conservée avec votre demande.

Vous pouvez retirer votre consentement lorsque la loi le permet. Un retrait peut toutefois nous empêcher de poursuivre une démarche ou de fournir un service lorsque les renseignements concernés sont nécessaires à cette fin.

6. Personnes pouvant avoir accès aux renseignements

L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont raisonnablement besoin dans le cadre de leurs fonctions ou afin de traiter votre demande.

Selon le contexte, cela peut comprendre :

• les personnes autorisées au sein de XM Calfeutrage qui doivent traiter ou assurer le suivi de votre demande;
• des fournisseurs technologiques nécessaires au fonctionnement du site, de l’hébergement, de la messagerie ou de la sécurité;
• des professionnels ou fournisseurs lorsqu’une communication est nécessaire pour fournir le service demandé et que la loi permet cette communication.

L’accès est limité à ce qui est nécessaire selon le rôle ou le service concerné.

7. Communication à des tiers

XM Calfeutrage ne vend ni ne loue les renseignements personnels qu’elle détient.

Des renseignements peuvent être communiqués à certains fournisseurs lorsque cela est nécessaire au fonctionnement de nos activités, notamment des fournisseurs :

• d’hébergement Web;
• de messagerie électronique;
• de maintenance technique;
• de cybersécurité et de prévention des abus;
• d’autres infrastructures nécessaires au fonctionnement de nos services.

Nous pouvons également communiquer certains renseignements lorsqu’une loi l’exige ou l’autorise.

8. Traitement ou hébergement hors du Québec

Certains fournisseurs technologiques ou certaines infrastructures utilisées par XM Calfeutrage peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Lorsque cela se produit, les renseignements peuvent être soumis aux lois de la juridiction dans laquelle ils sont traités ou conservés.

XM Calfeutrage prend des mesures raisonnables afin que les renseignements confiés à des fournisseurs demeurent adéquatement protégés compte tenu de leur nature et de leur utilisation.

9. Conservation et destruction

Les renseignements sont conservés uniquement pendant la période raisonnablement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis et au respect des obligations légales, contractuelles ou administratives applicables.

Lorsqu’une demande devient une relation client, certains renseignements peuvent être conservés plus longtemps lorsqu’ils sont nécessaires à l’exécution des services, au suivi du dossier, à l’exercice ou à la défense de droits ou au respect d’exigences légales applicables.

À l’échéance de la période de conservation applicable, les renseignements qui ne sont plus nécessaires doivent être détruits de façon sécuritaire ou traités conformément aux méthodes permises par la législation applicable.

10. Mesures de sécurité

XM Calfeutrage applique des mesures administratives et techniques raisonnables visant à protéger les renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé, l’utilisation abusive, la communication, la modification ou la destruction non autorisée.

Les mesures utilisées peuvent notamment comprendre :

• l’utilisation de connexions HTTPS sécurisées;
• des mécanismes de contrôle d’accès;
• une limitation de l’accès administratif aux personnes autorisées;
• des mécanismes de validation sécurisée des formulaires;
• des protections anti-abus et anti-automatisation;
• des mécanismes de limitation des requêtes;
• des outils de sécurité et pare-feu applicatifs;
• des procédures de mise à jour et de maintenance technique.

Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de stockage électronique ne permet de garantir un risque nul.

11. Témoins de connexion et technologies similaires

Notre site peut utiliser des témoins ou technologies techniques strictement nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité, à la prévention des abus ou au maintien de certaines fonctions.

À la date de la présente politique, XM Calfeutrage n’utilise pas les renseignements transmis dans son formulaire de soumission pour créer ou vendre des profils publicitaires individuels.

12. Décisions automatisées et profilage

XM Calfeutrage ne prend actuellement aucune décision concernant une demande de soumission exclusivement sur la base d’un traitement automatisé de renseignements personnels.

Les renseignements transmis au moyen du formulaire sont destinés à permettre l’examen et le suivi de votre demande.

13. Vos droits

Sous réserve des conditions, restrictions et exceptions prévues par les lois applicables, vous pouvez notamment demander :

• la confirmation que nous détenons ou non des renseignements personnels vous concernant;
• l’accès aux renseignements que nous détenons;
• la rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• la suppression ou la cessation de certaines utilisations lorsque la loi vous accorde ce droit;
• le retrait d’un consentement lorsque celui-ci peut être retiré;
• de l’information concernant l’utilisation de vos renseignements;
• de l’information concernant les catégories de personnes ayant accès à vos renseignements;
• de l’information concernant la durée de conservation applicable.

Pour exercer un droit, écrivez à : info@xmcalfeutrage.com .

Nous pouvons demander les renseignements raisonnablement nécessaires afin de confirmer votre identité avant de fournir ou modifier des renseignements personnels.

Les demandes sont traitées dans les délais prévus par les lois applicables.

14. Processus de traitement des plaintes

Une personne qui estime que XM Calfeutrage n’a pas respecté ses obligations en matière de protection des renseignements personnels peut nous transmettre une plainte.

La plainte doit idéalement préciser :

• le nom et les coordonnées du demandeur;
• la nature de la préoccupation;
• les faits pertinents;
• les mesures ou réponses souhaitées, lorsqu’elles sont connues.

Les plaintes sont transmises au responsable de la protection des renseignements personnels. Elles sont examinées de manière raisonnable et les renseignements nécessaires à l’analyse sont recueillis auprès des personnes ou systèmes concernés.

XM Calfeutrage communiquera au demandeur le résultat de son examen ainsi que, lorsque pertinent, les mesures correctives prises ou envisagées.

Une personne demeure libre d’exercer les recours prévus par la législation applicable auprès de l’autorité compétente.

15. Incidents de confidentialité

XM Calfeutrage prend les incidents de confidentialité au sérieux. En cas d’accès, d’utilisation, de communication, de perte ou d’atteinte non autorisée impliquant des renseignements personnels, nous prendrons des mesures raisonnables afin :

• de limiter les conséquences de l’incident;
• d’en identifier la cause;
• d’évaluer les risques pour les personnes concernées;
• de réduire le risque qu’un incident similaire se reproduise;
• d’effectuer les notifications ou démarches requises par les lois applicables.

XM Calfeutrage maintient ou peut maintenir les documents et registres requis afin d’assurer le suivi des incidents de confidentialité.

16. Gouvernance de la protection des renseignements personnels

XM Calfeutrage met en œuvre des pratiques de gouvernance proportionnelles à la nature et à l’importance de ses activités.

Ces pratiques visent notamment :

• à limiter la collecte aux renseignements nécessaires;
• à définir les personnes autorisées à accéder aux renseignements;
• à encadrer leur conservation et leur destruction;
• à gérer les demandes d’accès ou de rectification;
• à traiter les plaintes relatives à la confidentialité;
• à gérer les incidents de confidentialité;
• à adapter les mesures de protection lorsque les technologies, services ou risques évoluent.

17. Sites et services de tiers

Notre site peut contenir des liens menant vers des sites ou services exploités par des tiers.

XM Calfeutrage ne contrôle pas leurs pratiques de confidentialité. Nous vous recommandons de consulter leurs propres politiques avant de leur transmettre des renseignements personnels.

18. Modifications de la politique

La présente politique peut être mise à jour afin de refléter une modification de nos pratiques, de nos services, des technologies utilisées ou des exigences légales applicables.

La version publiée sur cette page constitue la version en vigueur. La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la politique.

Si un changement important exige un nouveau consentement, celui-ci sera demandé lorsque la loi l’exige.

19. Nous joindre

Pour poser une question, exercer un droit, retirer un consentement lorsque cela est possible ou déposer une plainte concernant la protection de vos renseignements personnels :